bluestay
Privacy, Cookies & Terms
Last updated: August 2026. bluestay is a service by Wise in Blue.
1. Who we are
bluestay is a software service operated by Wise in Blue (Greece), email [email protected]. It helps accommodation owners manage guest communication (welcome guide, direct bookings, breakfast, extras, local recommendations, pre-check-in, reviews, cleaning and a property logbook).
2. Data controller & processor
When you (the property owner) use bluestay, you are the data controller of your guests' data. Wise in Blue is the data processor: we process that data only to provide the service, and we do not access your guests' content except for technical support at your request.
Wise in Blue is provided by:
Wise in Blue — Sonia Marchi
Varvares Volimon, Zakynthos, Greece
Greek Tax No. (Α.Φ.Μ.): 180201397 — Tax Office (Δ.Ο.Υ.): Zakynthos
Email: [email protected] — Phone: +30 698 503 1777
3. What we collect
From property owners (our customers)
Name, email, password (encrypted), optional VAT number, billing and subscription data, and any message you send via the contact form.
From guests (collected by the owner through bluestay)
Depending on the active modules: name, email, phone, messages, dietary preferences, stay dates, pre-check-in details and — if requested — a photo of an ID document.
4. Where your data is stored & service providers
Database and files: Supabase, EU region (Frankfurt, Germany). The landing-page contact form is handled by Formspree (USA) — it only receives the message of someone asking about bluestay, never guest data. Notification emails to owners (and any co-hosts) — for example when a guest sends a new request — are delivered through Resend (USA), which processes the recipient's email address and the content of that notification.
5. How long we keep it
Guest ID documents are kept only for the time needed to fulfil the legal guest-registration duty, then deleted. Retention periods follow the law of the country where the property is located: the property owner sets and is responsible for the applicable periods (which differ between Greece, Italy and other countries). Other guest data is kept for the time needed to provide the service and is then removed or anonymised. Owners can delete any guest record at any time from their admin panel.
Free trials. If you start a bluestay trial, it runs for 14 days. Alongside your own (empty) account, we create a temporary demo account pre-filled with fictional sample data so you can see the product in use — no real guest data is ever placed in it. If you don't subscribe by the end of the trial, your account is locked for a further 30 days (a grace period, so we can follow up and you can still decide to subscribe); no new data is collected during this time. After the grace period, your account and the demo account are permanently deleted. If you subscribe, the demo account is deleted immediately and your own account continues as a regular subscription.
6. Cookies & analytics
bluestay uses only essential, technical storage (your language, light/dark theme, login session). We do not use advertising cookies and we don't track you across sites.
To understand overall usage we use two analytics services:
- Cloudflare Web Analytics — a privacy-first service enabled at infrastructure level. It collects aggregated, anonymous statistics (such as page views and country) without cookies, without profiling and without identifying individual visitors.
- Google Analytics 4 — used with Google Consent Mode v2. Until you accept, GA4 runs in cookieless mode: it stores nothing on your device and only sends anonymous, aggregated pings. Only if you press Accept on our cookie banner does it use analytics cookies. Advertising storage and personalisation are always denied, on every page, whatever you choose.
Because GA4 can set analytics cookies after consent, we show a cookie banner on your first visit, with an equally prominent Reject option. Your choice is stored in your browser's local storage (not in a cookie) and you can change or withdraw it at any time via the Cookie policy page. More detail on every cookie and storage key is on that page.
7. Your rights (GDPR)
Access, rectification, erasure, restriction, portability and objection. Guests should contact the property owner (the controller). Owners can contact us at [email protected]. You may also lodge a complaint with a supervisory authority — for Wise in Blue this is the Hellenic Data Protection Authority (HDPA), dpa.gr — or with the authority of your own country.
8. Sub-processors
These are all the third parties that may process data on our behalf to run bluestay. We update this list when it changes; if you are a customer and want to be notified in advance of a new sub-processor, write to [email protected].
| Provider | Purpose | Data processed | Location |
|---|---|---|---|
| Supabase | Database, authentication, file storage | All account and guest data you enter | EU — Frankfurt, Germany |
| Cloudflare | Hosting, CDN, DNS, WAF, web analytics | Traffic metadata, IP addresses in transit | Global CDN, EU entity |
| Resend | Transactional email (notifications, invitations, password reset) | Recipient email address and message content | USA — SCCs / DPF |
| Google Analytics 4 | Aggregated website statistics | Anonymous usage data; cookies only after consent | USA — SCCs / DPF |
| Formspree | Public contact form on our marketing pages only | Name, email and message of who contacts us — never guest data | USA — SCCs |
Transfers outside the EU rely on the European Commission’s Standard Contractual Clauses and, where applicable, the EU–US Data Privacy Framework. Your operational data — accounts, bookings, guests, documents — stays in the EU (Germany).
9. Security, backups & continuity
Security
- All traffic is encrypted in transit (HTTPS/TLS); data is encrypted at rest by our database provider.
- Row Level Security is enforced at database level: every query is filtered by the database itself, so one customer’s data is technically unreachable from another customer’s session — it is not merely hidden by the interface.
- Role-based access with least privilege: owners can give co-hosts, managers and accountants access limited to specific properties and specific categories of information.
- Audit log of significant actions, visible to the account owner.
- Passwords are hashed, never stored in readable form, and we cannot see them.
- We do not store credit card numbers: payments, where active, are handled by a specialised provider.
Backups
You can take a complete backup of your data at any time from your panel, in open formats (JSON and CSV). We strongly recommend downloading one periodically and keeping it outside the platform — that copy is under your control and no incident on our side can touch it. We also take an encrypted daily backup of the whole database, kept on storage restricted to the European Union and separate from the database, with 30 days of retention. Our recovery objectives are published in the Data Processing Agreement.
Business continuity
If Wise in Blue were ever to discontinue bluestay, customers would receive written notice with a reasonable period to migrate, and the export functions would stay available throughout it, so you can leave with your data in open, reusable formats (JSON and CSV). Your data is yours: we never sell it, never use it for advertising, and never use it to train AI models.
10. Terms of service (summary)
The service is provided on a subscription (or free for the Blue Toolkit). You're responsible for your account and for giving your own guests a privacy notice. The software and the bluestay brand belong to Wise in Blue; your content stays yours. Full terms available on request. If you are a business customer, our Data Processing Agreement (GDPR Art. 28) applies automatically and sets out how we process personal data on your behalf.
11. Local laws & your obligations
bluestay is a tool to manage guest communication — it does not replace your legal duties. You, the property owner, are solely responsible for knowing and complying with the laws and regulations that apply to your property and your activity (guest registration, taxes, tourist tax, house rules, cancellation and booking terms, safety, and any other local obligation), which differ from country to country and city to city. Any rules, terms, prices or information you publish through bluestay are your own: it is your responsibility to make sure they are lawful and up to date. When in doubt, check with the competent local authority or your legal/tax advisor.
Privacy, Cookie e Termini
Ultimo aggiornamento: agosto 2026. bluestay è un servizio di Wise in Blue.
1. Chi siamo
bluestay è un servizio software gestito da Wise in Blue (Grecia), email [email protected]. Aiuta i proprietari di strutture a gestire la comunicazione con gli ospiti (guida, prenotazioni dirette, colazioni, extra, consigli sul territorio, pre-check-in, recensioni, pulizie e registro della struttura).
2. Titolare e responsabile
Quando tu (proprietario) usi bluestay, sei il titolare del trattamento dei dati dei tuoi ospiti. Wise in Blue è il responsabile del trattamento: tratta quei dati solo per fornire il servizio e non accede ai contenuti dei tuoi ospiti, salvo assistenza tecnica su tua richiesta.
bluestay è fornito da:
Wise in Blue — Sonia Marchi
Varvares Volimon, Zante (Zakynthos), Grecia
Codice fiscale greco (Α.Φ.Μ.): 180201397 — Ufficio delle imposte (Δ.Ο.Υ.): Zante
Email: [email protected] — Telefono: +30 698 503 1777
3. Cosa raccogliamo
Dai proprietari (nostri clienti)
Nome, email, password (cifrata), eventuale P.IVA, dati di fatturazione e abbonamento, e gli eventuali messaggi inviati dal form di contatto.
Dagli ospiti (raccolti dal proprietario tramite bluestay)
A seconda dei moduli attivi: nome, email, telefono, messaggi, preferenze alimentari, date del soggiorno, dati di pre-check-in e — se richiesto — la foto di un documento d'identità.
4. Dove stanno i dati e fornitori del servizio
Database e file: Supabase, region UE (Frankfurt, Germania). Il form di contatto della landing è gestito da Formspree (USA) e riceve solo il messaggio di chi chiede informazioni su bluestay, mai dati degli ospiti. Le email di notifica ai proprietari (ed eventuali co-host) — ad esempio quando un ospite invia una nuova richiesta — sono inviate tramite Resend (USA), che tratta l'indirizzo email del destinatario e il contenuto della notifica.
5. Per quanto li conserviamo
I documenti d'identità degli ospiti si conservano solo per il tempo necessario ad assolvere l'obbligo di registrazione, poi vengono cancellati. I tempi di conservazione seguono la legge del paese in cui si trova la struttura: è il proprietario a impostare e rispettare i termini applicabili (che variano tra Grecia, Italia e altri paesi). Gli altri dati degli ospiti si conservano per il tempo necessario a fornire il servizio e poi vengono rimossi o anonimizzati. Il proprietario può cancellare qualsiasi dato di un ospite in ogni momento dal pannello.
Prove gratuite. Se attivi una prova di bluestay, dura 14 giorni. Insieme al tuo account (vuoto), creiamo un account demo temporaneo precompilato con dati di esempio fittizi, per farti vedere il prodotto in uso — non contiene mai dati reali di ospiti. Se non sottoscrivi un abbonamento entro la fine della prova, il tuo account viene bloccato per altri 30 giorni (periodo di grazia, per permetterci di ricontattarti e a te di decidere comunque di abbonarti); in questo periodo non vengono raccolti nuovi dati. Trascorso il periodo di grazia, il tuo account e l'account demo vengono cancellati definitivamente. Se ti abboni, l'account demo viene cancellato subito e il tuo account prosegue come abbonamento regolare.
6. Cookie e statistiche
bluestay usa solo memorizzazione tecnica essenziale (lingua, tema chiaro/scuro, sessione di accesso). Non usa cookie pubblicitari e non ti traccia tra siti diversi.
Per capire l'utilizzo complessivo usiamo due servizi di statistica:
- Cloudflare Web Analytics — servizio attento alla privacy, attivato a livello di infrastruttura. Raccoglie statistiche aggregate e anonime (come visualizzazioni di pagina e paese) senza cookie, senza profilare e senza identificare i singoli visitatori.
- Google Analytics 4 — usato con Google Consent Mode v2. Finché non accetti, GA4 funziona in modalità senza cookie: non memorizza nulla sul tuo dispositivo e invia solo ping anonimi e aggregati. Solo se premi Accetta sul banner usa cookie statistici. La memorizzazione pubblicitaria e la personalizzazione sono sempre negate, su ogni pagina, qualunque sia la tua scelta.
Poiché GA4 può impostare cookie statistici dopo il consenso, alla prima visita mostriamo un banner cookie, con un'opzione Rifiuta altrettanto evidente. La tua scelta è salvata nel local storage del browser (non in un cookie) e puoi modificarla o revocarla in qualsiasi momento dalla pagina Cookie policy, dove trovi il dettaglio di ogni cookie e chiave di memorizzazione.
7. I tuoi diritti (GDPR)
Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. Gli ospiti contattano il proprietario (titolare). I proprietari possono scriverci a [email protected]. È possibile presentare reclamo a un'autorità di controllo — per Wise in Blue è la Hellenic Data Protection Authority (HDPA), dpa.gr — oppure all'autorità del proprio paese.
8. Sub-responsabili (sub-processor)
Questi sono tutti i soggetti terzi che possono trattare dati per nostro conto per far funzionare bluestay. Aggiorniamo l’elenco quando cambia; se sei cliente e vuoi essere avvisato in anticipo dell’aggiunta di un nuovo sub-responsabile, scrivi a [email protected].
| Fornitore | Finalità | Dati trattati | Dove |
|---|---|---|---|
| Supabase | Database, autenticazione, archiviazione file | Tutti i dati di account e ospiti che inserisci | UE — Francoforte, Germania |
| Cloudflare | Hosting, CDN, DNS, WAF, statistiche web | Metadati di traffico, indirizzi IP in transito | CDN globale, entità UE |
| Resend | Email transazionali (notifiche, inviti, reset password) | Indirizzo del destinatario e contenuto del messaggio | USA — SCC / DPF |
| Google Analytics 4 | Statistiche aggregate del sito | Dati d’uso anonimi; cookie solo dopo consenso | USA — SCC / DPF |
| Formspree | Solo modulo di contatto delle pagine commerciali | Nome, email e messaggio di chi ci contatta — mai dati degli ospiti | USA — SCC |
I trasferimenti fuori dall’UE si basano sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea e, ove applicabile, sull’EU–US Data Privacy Framework. I tuoi dati operativi — account, prenotazioni, ospiti, documenti — restano nell’UE (Germania).
9. Sicurezza, backup e continuità
Sicurezza
- Tutto il traffico è cifrato in transito (HTTPS/TLS); i dati sono cifrati a riposo dal fornitore del database.
- È attiva la Row Level Security a livello di database: ogni interrogazione è filtrata dal database stesso, quindi i dati di un cliente sono tecnicamente irraggiungibili dalla sessione di un altro cliente — non sono semplicemente nascosti dall’interfaccia.
- Accessi per ruolo con principio del privilegio minimo: il titolare può dare a co-host, manager e commercialista un accesso limitato a specifiche strutture e specifiche categorie di informazioni.
- Registro delle attività (audit log) delle azioni significative, visibile al titolare dell’account.
- Le password sono cifrate con hash, mai conservate in chiaro, e noi non possiamo vederle.
- Non conserviamo numeri di carta di credito: i pagamenti, ove attivi, sono gestiti da un fornitore specializzato.
Backup
Puoi fare in ogni momento un backup completo dei tuoi dati dal pannello, in formati aperti (JSON e CSV). Consigliamo vivamente di scaricarne uno periodicamente e conservarlo fuori dalla piattaforma: quella copia è sotto il tuo controllo e nessun incidente dalla nostra parte può toccarla. Facciamo inoltre un backup cifrato giornaliero dell’intero database, conservato su storage vincolato all’Unione Europea e separato dal database, con 30 giorni di conservazione. Gli obiettivi di ripristino sono pubblicati nel Data Processing Agreement.
Continuità
Se Wise in Blue dovesse interrompere bluestay, i clienti riceverebbero comunicazione scritta con un periodo ragionevole per migrare, e le funzioni di export resterebbero disponibili per tutto quel periodo, così da poter andare via con i propri dati in formati aperti e riutilizzabili (JSON e CSV). I tuoi dati sono tuoi: non li vendiamo, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
10. Termini di servizio (sintesi)
Il servizio è fornito in abbonamento (o gratuito per il Blue Toolkit). Sei responsabile del tuo account e di fornire ai tuoi ospiti una tua informativa privacy. Il software e il marchio bluestay appartengono a Wise in Blue; i tuoi contenuti restano tuoi. Termini completi disponibili su richiesta. Se sei un cliente business, il nostro Accordo sul trattamento dei dati (DPA, art. 28 GDPR) si applica automaticamente e descrive come trattiamo i dati personali per tuo conto.
11. Normative locali e tuoi obblighi
bluestay è uno strumento per gestire la comunicazione con gli ospiti: non si sostituisce ai tuoi obblighi di legge. Tu, proprietario, sei l'unico responsabile di conoscere e rispettare le leggi e le normative che si applicano alla tua struttura e alla tua attività (registrazione ospiti, imposte, tassa di soggiorno, regole della casa, condizioni di prenotazione e cancellazione, sicurezza e ogni altro obbligo locale), che variano da paese a paese e da città a città. Le regole, le condizioni, i prezzi o le informazioni che pubblichi tramite bluestay sono tuoi: è tua responsabilità assicurarti che siano leciti e aggiornati. In caso di dubbio, verifica con l'autorità locale competente o con il tuo consulente legale/fiscale.
© 2026 Wise in Blue · wiseinblue.com